0rd Mail Archive

Privacyverklaring — Ordinal B.V. (0rd Mail Archive)

Bescherming van je persoonsgegevens

0rd Mail Archive is de e-mailarchiveringsdienst van Ordinal B.V. We willen je duidelijk informeren over hoe we jouw persoonsgegevens verwerken.

Als je een account aanmaakt en onze Dienst afneemt, verwerken we persoonsgegevens. We willen zo min mogelijk persoonsgegevens verzamelen en verwerken, maar sommige gegevens hebben we nodig om de Dienst te leveren (archiveren, synchroniseren, zoeken), je account te beveiligen, betalingen te verwerken en support te bieden.

Hieronder vertellen we welke persoonsgegevens we verwerken en waarom. Een overzicht van partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (gegevensverwerkers) staat apart in ons Help Center (Nederlands): https://chat.0rd.eu/hc/0rd-eu-archive/nl/articles/gegevensverwerkers (op de site https://0rd.eu plaatsen we alleen deze verwijzing — niet de volledige verwerkerslijst).

Privacyprincipes

  • Jij bent de baas — inzage, correctie en verwijdering waar mogelijk via account/support.
  • Duidelijke taal — geen onnodig juridisch jargon.
  • Niet meer gegevens dan nodig — alleen wat nodig is voor de Dienst.
  • Minimaal loggen — logs alleen zolang nodig voor beveiliging, foutopsporing en beheer.
  • Persoonsgegevens zijn er niet voor de winst — verdienmodel is de betaalde archiefdienst (Budget), niet het verhandelen van data.
  • Nooit voor andere doelen — verwerking beperkt tot uitgelegde doelen.
  • We spelen eerlijk — geen stiekeme advertentietracking of verkoop van jouw gegevens.

    • Wijzigingen van deze privacyverklaring

    Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Wijzigingen publiceren we op https://0rd.eu/privacy. Als we de doeleinden van de verwerking ingrijpend wijzigen en die verwerking berust op jouw toestemming, vragen we opnieuw om toestemming voor die nieuwe doeleinden.

    Onderaan staat Laatst bijgewerkt. We houden geen aparte historiepagina bij.

    1. Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

    De verwerkingsverantwoordelijke is:

    Ordinal B.V.
    Keizersgracht 520 H
    1017 EK Amsterdam
    Nederland

    • KvK: 78198488
    • BTW: NL861299486B01
    • Contact / privacyvragen: contact@ordinal.nl

    Telefoonnummer en bankgegevens publiceert Ordinal waar dat wettelijk nodig is op de website / ordinal.nl; die horen niet op deze privacyverklaring.

    Ordinal heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Vragen over privacy en AVG-rechten richt je aan contact@ordinal.nl.

    2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

    Account en communicatie

    • Je e-mailadres (account en communicatie).
    • Voornaam, achternaam, organisatie en factuuradres (verplicht; o.a. vereist door Nederlandse wetgeving).
    • Gegevens die je zelf in je account of supportverzoeken zet.
    • Authenticatiegegevens: gehasht accountwachtwoord; optioneel 2FA (authenticator / passkey).

    Archiefinhoud

    • De e-mailinhoud en bijlagen (en gerelateerde metadata) die je koppelt voor archivering, zodat je ze kunt doorzoeken en bewaren.
    • IMAP-inloggegevens:
      • Voor alleen eigendomsverificatie bewaren we het IMAP-wachtwoord niet.
      • Voor doorlopende synchronisatie (gekoppelde mailboxen) bewaren we IMAP-inloggegevens versleuteld in de archief-vault — niet in leesbare (plain) tekst. Technisch: AES-GCM-encryptie (geen hashing — synchronisatie vereist herstelbaar decrypten).
    • Framing leeftijd/capaciteit: je handelt met toestemming van de rechthebbende op de bankgegevens waarmee je betaalt.

    Betaling en facturatie

    • Gegevens nodig voor betaling en facturatie via de aangeboden methoden (onder meer iDEAL, SEPA, Bancontact, creditcards en PayPal — zie Algemene Voorwaarden).
    • Betalingsspecifieke gegevens worden bij de betaaldienstverlener (PSP) opgeslagen; overige account-/facturatiegegevens bij 0rd.eu.
    • Ordinal publiceert in de Algemene Voorwaarden geen eigen IBAN; betalingen lopen via de aangeboden methoden.

    Support

    • Als je support vraagt (via het Account of, als inloggen niet kan, per e-mail), worden je vraag en correspondentie in een ticket vastgelegd.
    • Tickets zonder terugkoppeling sluiten we automatisch na 72 uur; gesloten tickets worden niet verwijderd (bewaartermijn: voor onbepaalde tijd / “forever”, in lijn met de Algemene Voorwaarden).

    Technisch / website

    • Technische logs (toegang, fouten, beveiliging/audit) — zie §5.
    • Sessie- en authenticatiegegevens voor ingelogde toegang.
    • Anonieme websitestatistieken — zie §9 (geen IP-adressen).

    Wat we niet doen

    • We verkopen jouw persoonsgegevens niet.
    • We gebruiken geen trackingcookies of pixels van advertentienetwerken van derden.

    3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

    Grondslag voor de hieronder genoemde dienstdoelen: uitvoering van de overeenkomst (AVG art. 6(1)(b)), tenzij anders vermeld.

    Dienstverlening (uitvoering overeenkomst)

    • Leveren van 0rd Mail Archive (synchronisatie, opslag, zoeken, accountbeheer).
    • Facturatie en afhandeling van Budget-betalingen/aanvullingen.
    • Transactionele communicatie over de Dienst.
    • Bedrijfsnieuws over Ordinal / 0rd (geen aparte marketingnieuwsbrief daarbuiten).

    Beveiliging en systeembeheer

    • Beveiligen van accounts en systemen (authenticatie, misbruikdetectie, logging).
    • Technische werking, foutopsporing en prestatieverbetering.

    Support

    • Beantwoorden van supportverzoeken die jij indient.

    Wettelijke verplichtingen

    • Waar de wet dat eist — onder meer bewaren van administratieve/fiscale gegevens (ten minste 7 jaar voor facturen onder Nederlands recht).
    • Als bevoegde autoriteiten ons op basis van een rechtsgeldig bevel verplichten gegevens te verstrekken, toetsen we dat verzoek en werken we mee voor zover wettelijk vereist (zie ook Algemene Voorwaarden).

    4. We werken samen met andere partijen

    We maken gebruik van diensten van andere partijen. Als een partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, sluiten we waar vereist een verwerkersovereenkomst. Zij mogen de gegevens alleen voor onze doelen verwerken.

    Een actueel overzicht van gegevensverwerkers vind je uitsluitend in het Help Center (Nederlands): https://chat.0rd.eu/hc/0rd-eu-archive/nl/articles/gegevensverwerkers

    Sommige partijen (bijvoorbeeld een betaaldienstverlener voor de betaaltransactie zelf) kunnen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor (delen van) de verwerking.

    We gaan niet in zee met partijen om jouw gegevens te verhandelen voor advertentieprofilering.

    5. Hoe lang en waar bewaren we je gegevens?

    We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor de doelen hierboven, of zolang een wettelijke bewaarplicht geldt.

    Archief en account (Budget-model)

    Op basis van onze Algemene Voorwaarden onder meer:

    • Zolang je Account actief is en het Budget het toelaat, bewaren we gearchiveerde gegevens zodat jij de Dienst kunt gebruiken.
    • Na Budget-uitputting: functies gaan uit (inclusief export); het Account bestaat in beginsel nog 30 dagen zonder werkende functionaliteit.
    • Gearchiveerde gegevens worden negentig (90) dagen na Budget-uitputting verwijderd.
    • Het Account zelf wordt één (1) jaar na Budget-uitputting verwijderd.

    Facturen / administratie

    • Facturen en administratieve gegevens bewaren we ten minste zeven (7) jaar, zoals Nederlands recht vereist.

    Logs

    Voor technische foutopsporing, beveiliging en prestatieverbetering houden we technische logs bij. Dat omvat onder meer:

    • toegangs- en applicatielogs (bijvoorbeeld HTTP-verzoeken: tijdstip, pad/URL, status, en waar van toepassing een IP- of peer-adres);
    • beveiligings- en auditlogs van relevante accountgebeurtenissen (zoals inloggen, mislukte pogingen, en belangrijke archief-, betaal- of accountacties), met onder meer tijdstip, type gebeurtenis, en waar nodig IP-adres of user-agent;
    • operationele archieflogs rond synchronisatie- en exporttaken (status, foutmeldingen; korte voortgangslogregels).

    We gebruiken deze logs niet voor advertentieprofilering. We bewaren logs alleen zolang als nodig voor foutopsporing, beveiliging, prestaties en operationele noodzaak, en vernietigen ze daarna. We hanteren geen vaste bewaartermijnen in dagen voor deze logs.

    Websitebezoekstatistieken: zie §9.

    Supporttickets

    • Voor onbepaalde tijd (worden niet verwijderd).

    Locatie

    6. Beveiliging van je gegevens

    Ordinal treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

    • Verkeer naar de Dienst loopt via HTTPS. Verbindingen met bron-mailboxen via IMAP gebruiken TLS/SSL.
    • Accountwachtwoorden worden met bcrypt gehasht (niet in leesbare vorm bewaard). Je kunt tweestapsverificatie instellen (authenticator-app en/of passkey).
    • IMAP-inloggegevens voor doorlopende synchronisatie worden versleuteld bewaard in de archief-vault (AES-GCM); niet in leesbare tekst. Alleen voor eigendomsverificatie bewaren we het IMAP-wachtwoord niet.
    • Gearchiveerde berichten (EML) worden versleuteld opgeslagen (at rest) in objectopslag.
    • Voor supporttoegang tot jouw account of archief is jouw uitdrukkelijke, tijdelijke toestemming nodig.
    • Toegang voor medewerkers is beperkt tot wat nodig is voor hun rol (need-to-know). Medewerkers die met persoonsgegevens werken, zijn gebonden aan geheimhouding (NDA).
    • Productiepersoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in de EU/EER.

    7. Jouw rechten als betrokkene

    Onder de AVG heb je onder meer recht op:

    • Inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
    • Rectificatie van onjuiste gegevens;
    • Wissing, voor zover van toepassing en niet in strijd met een bewaarplicht of noodzakelijke verwerking voor de Dienst;
    • Beperking van de verwerking in de gevallen die de wet noemt;
    • Overdraagbaarheid van gegevens die je ons hebt verstrekt, waar de AVG dat recht geeft;
    • Bezwaar tegen verwerking gebaseerd op gerechtvaardigd belang, waar van toepassing;
    • Intrekken van toestemming, als verwerking op toestemming berust.

    Om deze rechten uit te oefenen: mail contact@ordinal.nl of gebruik je Account waar functionaliteit dat toelaat. We kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren.

    Klacht

    Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem eerst contact met ons op via contact@ordinal.nl.

    8. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

    Daar doen we niet aan. We nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, en we profileren je niet.

    9. Cookies en meettools

    Noodzakelijke cookies / opslag

    We gebruiken cookies of vergelijkbare technieken die nodig zijn voor de werking van de website en de Dienst (bijvoorbeeld sessie/inloggen, beveiliging, voorkeuren zoals weergavemodus).

    Statistiek (lokaal, anoniem)

    Op https://0rd.eu meten we bezoek op een lokale, AVG-conforme manier via stats.0rd.eu: anonieme pagina-/bezoekstatistieken. We registreren geen IP-adressen. Er is geen cookietoestemmingsbanner nodig voor deze anonieme meting.

    We gebruiken geen trackingcookies of pixels van advertentienetwerken van derden.

    Contact

    Privacyvragen: contact@ordinal.nl

    Algemene vragen: contact@ordinal.nl Support bij voorkeur via je Account (zie Algemene Voorwaarden).

    Laatst bijgewerkt: 28 september 2026